Doręczenie decyzji zeskanowanej do formatu pdf jest bezskuteczne.
Zgodnie z art. 210 § 1 pkt 8 ustawy Ordynacja podatkowa decyzja zawiera podpis osoby upoważnionej, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Przepisy o doręczeniach mają charakter gwarancyjny, co oznacza, że tylko prawidłowe doręczenie, tzn. dokonane zgodnie z zasadami określonymi w Ordynacji podatkowej, uzależnia skuteczność czynności podejmowanych przez organ.
Doręczając stronie za pomocą środków komunikacji elektronicznej rozstrzygnięcie w sprawie (decyzję, postanowienie) organ ma obowiązek dokonać tego z zachowaniem wymagań formalnych związanych z podpisywaniem dokumentów elektronicznych. Wobec tego dokument doręczany za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Strona ma prawo bowiem otrzymać egzemplarz decyzji, czy też postanowienia stanowiącej jej oryginał. W przypadku wybrania kanału komunikacji elektronicznej wymóg ten będzie spełniony tylko w razie przesłania decyzji/postanowienia opatrzonej podpisem elektronicznym.
Jeżeli organ podatkowy wyda orzeczenie w formie tradycyjnej, tj. papierowej, podpisze je odręcznie i zeskanuje do formatu PDF, a następnie wyśle taki plik PDF za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to doręczenie takie jest bezskuteczne. Doręczenie obciążonej wadą decyzji nie uchyla bezskuteczności tego doręczenia nawet wówczas, gdy strona zareaguje na obciążoną wadą decyzję.
Jak wskazuje NSA w postanowieniu z 4 września 2025 r. sygn. akt I FSK 1277/25 skan decyzji nawet taki, który został uwierzytelniony podpisem kwalifikowanym, nie stanowi oryginału decyzji administracyjnej, którego skuteczne doręczenie stronie jest warunkiem koniecznym do uznania, że decyzja weszła do obrotu prawnego (tak wyrok NSA z 24 listopada 2022 r., sygn. akt II OSK 300/22 oraz wyroki NSA z: 19 grudnia 2022 r., sygn. akt II OSK 1311/22; 14 stycznia 2025 r., sygn. akt II GSK 1483/21 i II GSK 1484/21; 10 kwietnia 2025 r., sygn. akt II GSK 2129/21 i II GSK 2396/21).
Jak bowiem wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny, w przypadku, gdy decyzja podpisana jest tradycyjnie (własnoręcznie) wówczas powinna zostać doręczona stronom na piśmie, natomiast gdy decyzja podpisana jest elektronicznie, powinna być doręczona za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zarazem skan decyzji w formie PDF, bez pliku zawierającego podpis elektroniczny, nie spełnia wymagań przewidzianych dla stosowania środków komunikacji elektronicznej (por. wyroki NSA: z 19.12.2022 r., II OSK 282/22; z 08.12.2020 r., II OSK 1906/20 i II OSK 1991/20).
O ile regulacja art. 144b ustawy Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość doręczenia wydruku pisma wydanego przez organ podatkowy w postaci elektronicznej, tak przepisy nie przewidują procedury odwrotnej, tj. „scyfryzowania” pisma wydanego w formie tradycyjnej, czyli papierowej, by zapewnić możliwość doręczenia stronie oryginału pisma (decyzji, postanowienia), a nie odpisu lub innej postaci.
Chcesz być na bieżąco z informacjami? Zaobserwuj! 👉 https://www.facebook.com/PodatkowyReferat
A jak się do tego ma art. 210 § 1a? Jeśli urząd generuje decyzje np. łącznego zobowiązania (podatki N+R+L) z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego i pod decyzją umieszcza nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym, następnie wysyła taki PDF, bez podpisu kwalifikowanego, poprzez eDoręczenia (jako usługę elektroniczną lub tzw. PUH) to taka decyzja jest prawidłowo doręczona?
Pani Agato, bardzo proszę o informację/komentarz jak skutecznie i prawidłowo dokonywać korekt deklaracji elektronicznych z urzędu?