Adres do doręczeń elektronicznych wpisany po wysyłce pisma – czy pismo jest skutecznie doręczone?

Minister Finansów i Gospodarki w odpowiedzi z 12 września 2025 r. znak sprawy DTS3.054.3.2025 na interpelację poselską nr 11825 w sprawie problemów praktycznych w związku z nowymi zasadami doręczeń wynikającymi ze zmian w Ordynacji podatkowej wskazał:

Wpis ADE do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych).

Każdy podmiot publiczny (w tym także organ podatkowy) powinien przed wysłaniem korespondencji sprawdzać, czy dany adresat jest wpisany w BAE, ponieważ to na organie spoczywa obowiązek właściwego doręczenia korespondencji tj. w pierwszej kolejności na ADE, jeśli adresat posiada taki adres.

Zatem w zależności od wymagań prawnych dotyczących doręczenia pisma (w przypadku organów samorządowych na ADE, ePUAP lub przesyłką rejestrowaną albo za pokwitowaniem przez pracowników organu) organ podatkowy przygotowuje postać elektroniczną lub papierową pisma.

Jeżeli organ podatkowy, po ustaleniu okoliczności, zgodnie z którymi pismo należy wysłać przez PUH lub przesyłką rejestrowaną (tradycyjną), wyśle przesyłkę w tym trybie, a w okresie od wysyłki pisma do jej doręczenia nastąpi w BAE ujawnienie ADE strony, to przesyłkę tę zdaniem Ministra Finansów należy uznać za skutecznie doręczoną. Fakt wpisu ADE strony do BAE po wysyłce pisma przesyłką rejestrowaną (lub PUH) nie jest podstawą do kwestionowania skuteczności jej doręczenia w tym trybie.

Z orzecznictwa sądów administracyjnych w sprawach w zbliżonym stanie faktycznym tj. kiedy po wysyłce pisma (np. w trakcie awizowania) strona zmieniła adres/ustanowiła lub odwołała pełnomocnika, jednoznacznie wynika, że zmiana ta w okresie awizowania przesyłki zawierającej decyzję nie może prowadzić do
ponownego doręczenia decyzji ze skutkiem w postaci rozpoczęcia po raz wtóry biegu terminu do wniesienia odwołania (np. wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2013 r. sygn. akt II OSK 2619/11 dotyczący doręczenia na gruncie KPA).

Może mieć też miejsce inna sytuacja, tzn. może się okazać, że strona, między przygotowaniem i podpisaniem pisma a jego wysłaniem, ujawniła swój ADE w BAE (weryfikacja nastąpiła znacznie wcześniej niż wysyłka), a pracownik wysłał pismo przesyłką tradycyjną, chociaż w chwili wysyłki ADE strony jest już ujawniony w BAE. W tym przypadku doręczenie powinno nastąpić na ADE, a obowiązek weryfikacji w BAE przed wysłaniem pisma należy do obowiązków organu.