Papierowe formy pism z Ordynacji podatkowej.

Doręczanie pisma podatnikowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie jest popularną formą doręczania pism (decyzji, postanowień, wezwań, zawiadomień) wśród podatników podatków i opłat lokalnych. Dominuje tradycyjna forma papierowa pisma oraz tradycyjna droga doręczenia tego pisma.

Niemniej, dla papierowej formy pism przepisy ustawy Ordynacja podatkowa przewidują 3 różne rozwiązania, zależne od sposobu podpisania pisma oraz rodzaju zobowiązania podatkowego.

Forma papierowa – podpis własnoręczny.

Pisma mogą być sporządzone w formie tradycyjnej papierowej i podpisane podpisem własnoręcznym przez pracownika organu podatkowego, z podaniem jego imienia, nazwiska i stanowiska służbowego (np. wezwanie) albo osoby upoważnionej do wydania pisma (decyzji, postanowienia, zawiadomienia) z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Forma papierowa – faksymile lub nadruk danych.

Pisma w formie papierowej mogą zawierać podpis mechanicznie odtwarzany (faksymile) osoby upoważnionej lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym tej osoby. Stosownie do art. 210 § 1a ustawy Ordynacja podatkowa forma ta jest zastrzeżona wyłącznie do decyzji ustalających zobowiązanie podatkowe w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym (również w formie łącznego zobowiązania pieniężnego) w przypadku gdy decyzja jest sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. W tej formie nie jest możliwe sporządzanie innych niż wskazana decyzja pism. Nie można użyć tego rozwiązania np. do decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego, postanowień o zaliczeniu wpłaty na poczet zaległości podatkowych czy zawiadomień o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

Forma elektroniczna – podpis elektroniczny – wydruk.

Pisma mogą być sporządzone i podpisane w formie elektronicznej, a następnie wydrukowane i doręczone tradycyjnie.

Decyzja (postanowienie, wezwanie, zawiadomienie) może zostać wydana w formie dokumentu elektronicznego i wówczas jest opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Niemniej, zgodnie z art. 144b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa istnieje jeszcze inna możliwość.

W przypadku pism wydanych w formie dokumentu elektronicznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma odzwierciedlającego treść tego pisma. Dotyczy to przypadku gdy strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism w taki sposób.

Organ podatkowy może być przygotowany do elektronicznego obiegu pism, wydawać i podpisywać dokumenty elektroniczne, niemniej nie może doręczyć pism podpisanych w formie elektronicznej adresatowi tego pisma. Wówczas dokument elektroniczny przekształca się, poprzez wydruk, w pismo w postaci papierowej, które następnie doręcza się adresatowi w sposób tradycyjny.

Co istotne, wydruk takiego pisma stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w formie dokumentu elektronicznego (zgodnie z art. 144b § 4 ustawy Ordynacja podatkowa). Należy zatem przyjąć, że treść wydruku jest zgodna z treścią pisma w postaci elektronicznej. Ponadto, stosownie do art. 144b § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, wydruk takiego pisma wydanego w formie dokumentu elektronicznego obowiązkowo winien zawierać 2 elementy:

1. informację, że pismo zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała,
2. identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny.

Jednocześnie, jak wskazuje art. 144b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa wydruk pisma może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo.

Przedstawione powyżej rozwiązanie może zostać zastosowane np. do decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego, postanowień czy zawiadomień o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.