Papierowe i elektroniczne pismo jako forma załatwiania spraw podatkowych przez organ podatkowy.

Organ podatkowy sprawy podatkowe załatwia na piśmie w dwóch równoważnych formach: papierowej i elektronicznej. Zasada powyższa wynika z art. 126 § 1 zdanie pierwsze ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z ww. przepisem sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Nie chodzi tu o sposób przygotowania pisma (np. na komputerze), lecz o formę utrwalenia pisma, czyli nadania mu trwałej formy, w celu jego doręczenia i przechowywania.

Zasada załatwiania spraw na piśmie dotyczy zarówno czynności kończących sprawę, np. decyzji, postanowienia, wezwania, zawiadomienia, zaświadczenia, jak również ma zastosowanie do wszystkich istotnych czynności w toku załatwienia sprawy, np. protokołu, adnotacji.

Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym, o czym stanowi art. 126 § 1 zdanie drugie ustawy Ordynacja podatkowa.

Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią, o czym stanowi art. 126 § 1 zdanie drugie ustawy Ordynacja podatkowa.

Wyjątek dotyczy decyzji ustalających zobowiązanie podatkowe w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym (również w formie łącznego zobowiązania pieniężnego), czym stanowi art. 210 § 1a ustawy Ordynacja podatkowa. Decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania. W tej formie nie jest możliwe sporządzanie innych pism niż wskazana decyzja (innych decyzji, wezwań, postanowień, zawiadomień).

Sposoby doręczania pism utrwalonych w postaci papierowej lub elektronicznej reguluje art. 144 ustawy Ordynacja podatkowa. Dodatkowo, przepis art. 144b ustawy Ordynacja podatkowa dopuszcza możliwość doręczania wydruku pisma odzwierciedlającego treść pisma utrwalonego w postaci elektronicznej, które zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem
osobistym.

W świetle art. 144 ustawy Ordynacja podatkowa podstawowym sposobem doręczania pism jest doręczanie na adres do doręczeń elektronicznych (za wyjątkiem pism doręczonych w siedzibie organu podatkowego). Brak możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych oraz w siedzibie organu podatkowego umożliwia doręczanie przez sołtysa, operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej, pracowników urzędu oraz przesyłką rejestrowaną.