Aktualizacja przewodnika dla podmiotów publicznych „Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia?”.
Na stronie Ministerstwa Cyfryzacji dot. e-Doręczeń został opublikowany zaktualizowany przewodnik „Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia? Przewodnik dla podmiotów publicznych”, w którym m. in. o zasadach doręczania korespondencji od 1.01.2025 r. w świetle przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego z oznaczeniem, że wymienione zasady doręczenia są analogiczne w Ordynacji podatkowej (z wyjątkiem np. art. 144a).
Jak strona może wnieść podanie?
Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) strona (w tym w przewodniku przez stronę należy rozumieć również innego uczestnika postępowania) może wnieść do urzędu:
1.1. na piśmie w postaci:
a. papierowej,
b. elektronicznej: (na ADE urzędu, na konto w systemie teleinformatycznym urzędu, na ESP urzędu na konto w ePUAP albo ESP na konto w innym systemie teleinformatycznym)
1.2. za pomocą telefaksu,
1.3. ustnie do protokołu.
Jak urząd doręcza korespondencję?
Urząd sprawdza, czy może doręczyć stronie korespondencję elektronicznie w jeden z następujących sposobów:
2.1. Na ADE strony – konieczne jest w pierwszej kolejności sprawdzenie, czy strona posiada swój ADE wpisany do BAE. Od 1 stycznia 2025 roku każdy urząd przed wysłaniem korespondencji musi sprawdzić, czy adresat ma ADE, z wyjątkiem doręczenia na konto w systemie teleinformatycznym. Urząd doręcza na ADE powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie, jeżeli ADE strony nie zostało wpisane do BAE.
2.2. Na konto strony w systemie teleinformatycznym urzędu – nawet jeśli strona posiada ADE, urząd nie ma obowiązku sprawdzania ADE w tym przypadku, i wtedy w pierwszej kolejności doręcza na konto w tym systemie.
2.3. Na konto ePUAP strony – (do 31.12.2025 r. na podstawie art. 147 ust. 3 UoDE), ale tylko w przypadku, gdy strona nie posiada ADE, i:
a. korespondencja jest odpowiedzią na podanie złożone przez ePUAP albo
b. strona poprosiła o doręczenie korespondencji na swoje konto w ePUAP.
2.4. Na konto ePUAP strony – (tylko do 31.12.2025 – na podstawie art. 147 ust. 5 UoDE) jeżeli nawet strona posiada ADE, ale w związku z wystąpieniem przesłanek organizacyjnych podmiot nie może doręczyć stronie pisma na ADE – o ile urząd posiada np. zgodę strony na doręczenia na ePUAP albo korespondencja jest odpowiedzią na podanie złożone na ePUAP.
2.5. Jeżeli podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie innym niż ePUAP – (tylko do 31.12.2025 r. – na podstawie art. 156 UoDE), nawet jeśli strona ma ADE, o ile strona spełni jeden z poniższych warunków:
a. złożyła podanie w formie elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej,
b. wyraziła zgodę na doręczenie korespondencji w ten sposób, wskazując adres elektroniczny,
c. wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w systemie innym niż ePUAP.
Urząd może doręczyć korespondencję osobiście w siedzibie organu administracji publicznej (niezależnie od tego, czy strona posiada ADE czy konto w systemie teleinformatycznym).
W przypadku doręczania na ADE, niezależnie od tego, z jakiego ADE wniesiono podanie, jeżeli w danej sprawie znajdują zastosowanie przepisy KPA albo OP, kluczowe jest, aby organ ustalił, kto jest stroną postępowania i odpowiedział na ADE strony (dotyczy to osób fizycznych, które posiadają ADE nie tylko „prywatne” – art. 32 ust. 2 UoDE albo wnoszenia podań z ADE, przez osobę która nie jest posiadaczem ADE).
W przypadku gdy strona wnosi podanie w postaci papierowej, urząd również sprawdza, czy strona posiada ADE, i czy może doręczyć korespondencję na ten adres.
Co w przypadku braku możliwości doręczenia elektronicznego?
Jeśli urząd nie może doręczyć korespondencji elektronicznie według zasad opisanych w pkt 2 rozdziału 7.2 tj. na ADE strony, w systemie teleinformatycznym, na ePUAP albo w siedzibie organu, doręczenie odbywa się na następujących zasadach:
3.1. Za pokwitowaniem odbioru:
a. przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem PUH (z tym, że JST i inne podmioty z art. 155 ust. 6 UoDE, obowiązane są stosować PUH najpóźniej od 1.10.2029 r.),
b. przez pracowników urzędu lub inne upoważnione osoby lub organy.
3.2. Alternatywnie – w przypadku braku możliwości doręczenia PUH, urząd może doręczyć korespondencję:
a. za pośrednictwem przesyłki rejestrowanej, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe,
b. przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy.
„dotyczy to osób fizycznych, które posiadają ADE nie tylko „prywatne” – art. 32 ust. 2 UoDE albo wnoszenia podań z ADE, przez osobę która nie jest posiadaczem ADE” – to tak można?
Zgodnie z 32 UoDE „W przypadku osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, notariusza, rzecznika patentowego oraz komornika sądowego do bazy adresów elektronicznych wpisuje się adres do doręczeń elektronicznych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu albo wykonywania czynności służbowych, niezależnie od adresu do doręczeń elektronicznych tej osoby wpisanego do bazy adresów elektronicznych, niezwiązanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu albo wykonywaniem czynności służbowych.”
Czyli powinien mieć odrębny adres czy może korzystać z cudzego jak nie posiada swojego. Bo w takim razie przedsiębiorca lub adwokat posiadający ADE na potrzeby służbowe może złożyć wniosek prywatny z ADE służbowego. A jeśli jest stroną zarówno jako przedsiębiorca jak i jako osoba prywatna – w jaki sposób ustalić od kogo de facto wniosek wpłynął?