„Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia?” – przewodnik dla podmiotów publicznych.

Na stronie Ministerstwa Cyfryzacji dot. e-Doręczeń został opublikowany przewodnik „Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia? Przewodnik dla podmiotów publicznych” (treści aktualne na dzień 12 grudnia 2024 r.).

W ust. 7.7. ww. Przewodnika – str. 34 „Opinie i stanowiska MC” zawarto w pkt 1 „Wyjaśnienie określenia „przesłanki organizacyjne”” o treści:

Przepis art. 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych stanowi, że do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 i art. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne.
Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca.

Przesłanki organizacyjne, które mogą wpływać na brak możliwości stosowania usług PURDE lub PUH, są związane z decyzjami na poziomie zarządzania w podmiocie publicznym.

Przesłanki organizacyjne powinny zatem odnosić się do okoliczności związanych z organizacją i funkcjonowaniem systemu doręczeń w danym podmiocie (mogą zostać zastosowane np. w jednym wydziale) – nie może być to zatem każda przesłanka organizacyjna, ale taka która jest związana z brakiem możliwości zastosowania usługi PURDE albo PUH.

Przesłanki te muszą być obiektywne, uzasadnione i udokumentowane (do wykazania w ramach postępowania w przypadku zakwestionowania skuteczności doręczenia).

Decyzja o wystąpieniu przesłanki organizacyjnej jest podejmowana przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.

Przykładowe przesłanki organizacyjne mogą obejmować:

1. czasową niedostępność narzędzi podmiotu obsługujących e-Doręczenia – podmiot publiczny nie dysponuje „w danym momencie” odpowiednimi systemami do obsługi doręczeń elektronicznych (np. chwilowy brak możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego, w przypadku globalnego zawieszenia certyfikatów lub ich unieważnienia albo czasowa niedostępność systemu EZD czy systemu dziedzinowego). Natomiast brak wdrożonego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją nie stanowi wystarczającej przesłanki do zastosowania art. 147 ust. 5 UoDE.

2. specyfikę działalności organizacji – organizacja może mieć specyficzne potrzeby lub procedury, strukturę, które sprawiają, że doręczenie korespondencji elektronicznej jest niewłaściwe lub niemożliwe.

3. konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w krótkim czasie wynikającym z przepisów (np. decyzje podatkowe).

4. brak dostosowania systemów dziedzinowych wewnątrz urzędu lub systemów dziedzinowych dostarczanych przez inne organy (centralne i nadzorcze), jeżeli sprawy są prowadzone w tych systemach.

Kolejne warsztaty online „e-Doręczenia w organie podatkowym JST od 1.01.2025 r.” odbędą się 9 stycznia 2025 r. , szczegóły i zamawianie: https://podatkowyreferat.pl/pl/p/e-Doreczenia-w-organie-podatkowym-JST-od-1.01.2025-r.-9-stycznia-2025-r.-warsztaty-online/322