Doręczanie decyzji przez sołtysa bez umowy.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu w piśmie z 11 marca 2025 r. znak sprawy WA-0220/10/2025 wyjaśnia, że doręczanie decyzji podatkowych przez sołtysa posiadającego jednocześnie mandat radnego znajduje umocowanie w przepisach prawa i stanowi wyraz wykonywania ustawowych zadań sołtysa. Brak jest przy tym podstaw prawnych dla zawierania, dodatkowo, jakiejkolwiek umowy w tym zakresie oraz do kształtowania w tej drodze wynagrodzenia za realizowanie obowiązków wynikających z art. 144 § 4 ustawy – Ordynacja podatkowa.

Z przepisu art. 24d ustawy o samorządzie gminnym wynika ustawowy zakaz wykonywania pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej przez radnego gminy, w której radny ten uzyskał mandat.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 8 maja 2018 r. (sygn. akt II OSK 543/18 – wyraził stanowisko, iż zakaz obejmuje kontrakty cywilnoprawne zobowiązujące do wykonywania pracy w znaczeniu ścisłym. O tym, z jakim stosunkiem prawnym mamy do czynienia, decyduje jego treść i istota, nie zaś nazwa ( w tym przypadku – „umowa zlecenia”). Nie istnieje zasada domniemania istnienia stosunku pracy, charakter więzi łączących strony każdorazowo należy ustalić na podstawie cech stosunku prawnego (…).

Możliwość doręczania decyzji podatkowych przez sołtysa wynika z przepisu art. 144 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Mając na uwadze treść przepisu art. 144 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że źródłem obowiązków sołtysa (w tym również osoby łączącej mandat radnego z funkcją sołtysa) polegających na doręczaniu pism, w tym decyzji podatkowych, np. na podatek od nieruchomości, jest przepis prawa, tzn. powołany przepis art. 144 § 4 ustawy – Ordynacja podatkowa. Taki też pogląd zaprezentował NSA w trzech orzeczeniach z dnia 8 maja 2018 r. o sygnaturach akt: II OSK542/18, II OSK 543/18, II OSK 544/18 (https://orzeczenia.nsa.gov.pl).

We wskazanych orzeczeniach NSA – uznając, że art. 144 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa jest źródłem zadań i kompetencji sołtysa jako organu wykonawczego w sołectwie – dopuścił de facto możliwość zawarcia umowy pomiędzy wójtem (burmistrzem,prezydentem miasta) a sołtysem-radnym, której przedmiotem byłoby doręczanie pism i która precyzowałaby jedynie obowiązki, które z mocy prawa spoczywają na radnym pełniącym jednocześnie funkcję sołtysa. Zawarcie takiej umowy ma charakter wtórny wobec umocowania ustawowego bycia doręczycielem decyzji wydawanych przez organ podatkowy, nie kreuje obowiązku wykonywania pracy na rzecz organu wykonawczego gminy, bowiem jej przedmiotem jest wyłącznie wykonywanie ustawowych zadań sołtysa, a stosunek prawny pomiędzy radnym–sołtysem a wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta) ma charakter administracyjnoprawny, który nawiązuje się z mocy prawa, nie zaś postanowień umowy. Umowa w tym zakresie ma w ocenie NSA charakter publicznoprawny, a nie cywilnoprawny.

Kwestia dotycząca ponoszenia przez radnego pełniącego jednocześnie funkcję sołtysa kosztów związanych z doręczaniem decyzji podatkowych możliwa jest do uregulowania w ramach instytucji diety, o której mowa w art. 37b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.