PK, czyli Polecenie Księgowania (powtórka informacji).

Opublikowano przez

W dzisiejszym wpisie przypomnienie informacji o jednym z dowodów księgowych – o PK, czyli o Poleceniu Księgowania na podstawie wpisów z 30 września 2020 r. i 26 września 2023 r.

Każda operacja gospodarcza, jaka ma miejsce w organie podatkowym jednostki samorządu terytorialnego, podlega zapisowi w księgach rachunkowych w określony przepisami prawa sposób. Organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego prowadzą ewidencję księgową podatków w ramach ewidencji księgowej urzędu jako jednostki budżetowej zgodnie z ustawą rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych.

Zapis wyłącznie na podstawie dowodu księgowego.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Rodzaje dowodów księgowych.

Dowody księgowe dzielą się na (art. 20 ust.2 ustawy o rachunkowości):

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2. korygujące poprzednie zapisy.

Regulacje dla organów podatkowych.

Zasady prowadzenia ewidencji podatków i opłat określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375).

Dowody wewnętrzne.

Dowody księgowe do dokumentowania operacji przypisów, odpisów, wygaśnięcia zobowiązania oraz zwrotów wskazuje § 4 ust. 1 -3 rozporządzenia. Zgodnie natomiast § 4 ust. 4 rozporządzenia, jeżeli w przepisach nie wskazano sposobu dokumentowania operacji księgowej wówczas do udokumentowania służą dowody wewnętrzne, w szczególności noty księgowe. Dowodem wewnętrznym jest również Polecenie Księgowania (PK).

Stosowanie Polecenia Księgowania.

Sporządzenie Polecenia Księgowania stosuje się w przypadku:

1. ewidencjonowania zbiorczych sum wynikających z różnych zestawień źródłowych dokumentów księgowych (np. polecenie księgowania służące do ujmowania w ewidencji księgowej zbiorczego przypisu podatku od nieruchomości w ewidencji syntetycznej),

2. korygowania błędnych zapisów w księgach rachunkowych (storno),

3. ewidencjonowania w księgach rachunkowych operacji, które nie są dokumentowane za pomocą specjalnie przeznaczonych do tego celu dowodów źródłowych.

Elementy Polecenie Księgowania.

Przepisy prawa nie określają wzoru polecenia księgowania. Polecenie księgowania powinno zawierać:

1. określenie rodzaju dowodu (polecenie księgowania – PK),

2. wskazanie numeru identyfikacyjnego,

3. określenie strony (nazwa, adres) dokonującej operacji gospodarczej,

4. datę wystawienia PK,

5. datę, pod którą należy dokonać księgowania,

6. dowód (wskazanie dokumentu, którego dotyczy polecenie),

7. treść dotyczącą zdarzenia,

8. symbol konta, stronę (Wn lub Ma) i kwotę do księgowana,

9. sumę kwot obrotów po stronie Wn i Ma,

10. liczbę załączników (PK należy sporządzić w jednym egzemplarzu),

11. podpis osoby sporządzającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i księgującej.

Pytania i odpowiedzi.
  • Czy do przypisu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w przypadku zmiany stawki opłaty i doręczenia właścicielowi nieruchomości zawiadomienia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi służy polecenie księgowania czy zawiadomienie?

Odpowiedź:
Zawiadomienie nie stanowi podstawy do przypisu w księgach rachunkowych na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (pismo Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy nr RIO – KF – 432 – 1/2016 z 3.08.2016 r.). W świetle tego przepisu do dokumentowania przypisu i odpisu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi służą dokumenty: deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi (pierwsza deklaracja, nowa deklaracja, korekta deklaracji) oraz decyzji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi (wydanej na podstawie art. 6o ust. 1 i art. 6ka ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach).

Dokumentem powodującym powstanie czy zmianę wysokości przypisu może być również zawiadomienie pod warunkiem, że zostało wskazane w polityce rachunkowości jako inny dokument wewnętrzny (zastępczy) jako dokument stanowiący podstawę przypisu (§ 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego w związku z art. 20 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości) (pismo Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z 30.03.2018 r. nr RIO KF-432-1/2018).

  • Czy można dokonać odpisu zobowiązania wynikającego z deklaracji w sytuacji gdy po przeprowadzeniu czynności sprawdzających okaże się, że podatnik przestał być właścicielem, a także nie jest podmiotem faktycznie władającym nieruchomością ponieważ została już złożona deklaracja przez nowego właściciela.

Odpowiedź:
Tak, dokumentem do odpisu jest PK. Deklaracja jest dokumentem, który stanowi jedynie o wysokości zobowiązania, natomiast art. 6m ust. 1d wskazuje okres obowiązywania w tej wysokości zobowiązania. W przypadku, gdy podmiot zaprzestał być właścicielem nieruchomości w rozumieniu ucpg, nie można w ogóle mówić o istnieniu zobowiązania. Zgodnie z art. 21 OP, aby powstało zobowiązanie musi zaistnieć zdarzenie, z którym ustawa wiąże powstanie takiego zobowiązania (będzie to bycie właścicielem nieruchomości zamieszkałej albo nieruchomości niezamieszkałej, na której powstają odpady komunalne – art. 6h ucpg). Potwierdza to definicja przypisu z § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – przypis to zobowiązanie stanowiące obciążenie właściciela. Nie ma zobowiązania – nie ma przypisu. Oznacza to, że w przypadku gdy podmiot zaprzestał być właścicielem nieruchomości w rozumieniu ucpg, nie powinno dokonywać się przypisu opłaty. Niemniej, upływ czasu oraz uzyskanie potwierdzonej informacji o fakcie zaprzestania bycia właścicielem nieruchomości skutkuje bardzo często zapisem w postaci przypisu, co wymaga w późniejszym okresie kolejnego zapisu, czyli odpisu celem doprowadzenia ksiąg rachunkowych do stanu rzetelnego. Ani przepisy ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach ani ustawy Ordynacja podatkowa nie wprowadzają reguł “zatrzymania” powstawania zobowiązania i obowiązku wydawania specjalnie przeznaczonego dla tego celu dowodu (poprzez wydanie jakiejś deklaracji czy wydanie decyzji – nie może być to decyzja o umorzeniu postępowania, bo żadne postępowanie nie zostało wszczęte, nie może być to decyzja o wygaśnięciu decyzji, bo nie ma spełnionej żadnej przesłanki z OP). Pozostaje zatem sporządzenie dokumentu PK z operacją odpisu od momentu zaprzestania bycia właścicielem nieruchomości (faktu potwierdzonego w dokumentach).

  • Jak powinien brzmieć, od 1 września 2023 r., zapis w polityce rachunkowości dotyczący polecenia księgowania (PK) w przypadku zaliczenia z urzędu nadpłaty na poczet zaległości oraz bieżących zobowiązań podatkowych?

Odpowiedź:

Od 1.09.2023 r. zapis w polityce rachunkowości może być następujący: “Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, w przypadku zaliczenia na wniosek podatnika nadpłaty podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, służą postanowienia o zaliczeniu nadpłaty, wydane stosownie do art. 76a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, w przypadku zaliczenia z urzędu nadpłaty podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, służą dowody wewnętrzne polecenia księgowania (PK).”

Stosownie do art. 59 § 1 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe wygasa w całości lub w części wskutek zaliczenia nadpłaty.

Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia rozporządzenia z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) służą postanowienia o zaliczeniu nadpłaty na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań podatkowych. Stosownie do § 4 ust. 4 rozporządzenia w przypadkach, które nie zostały określone powyżej, do udokumentowania operacji księgowych służą dowody wewnętrzne.

Zgodnie z art. 76a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa w brzmieniu obowiązującym od 1.09.2023 r. w sprawach zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych organ podatkowy, na wniosek podatnika, wydaje postanowienie, na które służy zażalenie.

Od 1 września 2023 r. organ podatkowy wydaje postanowienie w sprawie zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych wyłącznie na wniosek podatnika. Wydane na wniosek podatnika postanowienie w sprawie zaliczenia nadpłaty jest dowodem księgowym do dokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. W przypadku gdy organ podatkowy zalicza nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych i nie wydaje postanowienia wówczas dowodem księgowym do wygaszenia zobowiązania podatkowego jest dowód wewnętrzny – PK (polecenie księgowania).