Zgodnie z art. 162 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na wniosek zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy.
NSA w wyroku z 3 czerwca 2026 r. sygn. akt III FSK 1442/25 wskazuje, że instytucja przywrócenia terminu ma charakter wyjątkowy i jej zastosowanie nie jest możliwe, gdy strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa. Kryterium braku winy, jako przesłanka zasadności wniosku o przywrócenie terminu, polega na dopełnieniu przez stronę obowiązku dołożenia szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej, rozumianej obiektywnie, to jest takiej, której można wymagać od każdego należycie dbającego o swoje interesy. Powyższe oznacza, że tylko stwierdzenie, że strona danej przeszkody nie była w stanie przewidzieć, uzasadnia uwzględnienie wniosku. Chodzi więc o okoliczności od strony całkowicie niezależne i nieprzewidywalne.
W przypadku, gdy podatnik reprezentowany jest przez profesjonalnego pełnomocnika, to brak winy pełnomocnika jest warunkiem przywrócenia terminu, bowiem to na nim spoczywa obowiązek zadbania o prawidłowe i terminowe dokonanie czynności. Jednocześnie w takim przypadku kryterium staranności jest podwyższone, ponieważ adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy posiadają stosowne przygotowanie zawodowe i znajomość procedur zapewniające prawidłowe prowadzenie sprawy. Z uwagi na wykonywany zawód, wymaga się od nich zachowania szczególnej staranności, charakteryzującej się pełnym profesjonalizmem i rzetelnością w prowadzeniu spraw mocodawców.
Brak powiadomienia na adres mailowy o wpływie korespondencji na skrzynkę ePuap nie uzasadniała przywrócenia terminu. W niniejszej sprawie, w dokumencie pełnomocnictwa sporządzonym na formularzu PPS-1, jak też w treści pisma pełnomocnika, podano adres elektroniczny do doręczeń ePuap. Pełnomocnik wybrał zatem ten kanał korespondencji z organem w niniejszej sprawie. Zgodnie z tym wyborem, dalsza korespondencja kierowana była do niego w formie elektronicznej na wskazany adres ePuap. Korespondencja ta obejmowała zarówno informację o terminie załatwienia sprawy, zawiadomienie w trybie art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa jak i końcowo decyzję wymiarową. Z treści Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla decyzji wymiarowej wynika, że do pełnomocnika dwukrotnie wysłano powiadomienie o korespondencji. Wobec niepodjęcia korespondencji przez pełnomocnika organ, uznał decyzję za doręczoną. Pełnomocnik zadzwonił do organu z zapytaniem o stan sprawy i w trakcie tej rozmowy uzyskał informacje o wydanej decyzji.
NSA wskazał, że pełnomocnik nie dochował wymaganej przez niego staranności w prowadzeniu sprawy. Dla zachowania niezbędnej staranności profesjonalny pełnomocnik powinien regularnie sprawdzać stan skrzynki elektronicznej, którą wskazał jako właściwą dla komunikacji z organem administracji. Rzeczą pełnomocnika jest wybór odpowiedniej częstotliwości weryfikacji stanu skrzynki, również gdy nie otrzymał on dodatkowego powiadomienia na adres e-mail powiązany ze skrzynką ePuap. Logowanie się do skrzynki ePuap w odstępach czasu dłuższych niż okres w jakim organy podatkowe powinny załatwić sprawę nie spełnia tego wymogu. Profesjonalny pełnomocnik winien monitorować wpływ korespondencji. Zaniechanie otwarcia/sprawdzenia skrzynki ePuap z uwagi na brak wiadomości e-mail (która z różnych względów może stać się dla jej adresata „niewidoczna”), należy w tej sytuacji traktować jako niedochowanie aktom należytej staranności przez profesjonalnego pełnomocnika. Brak jest zatem podstaw do przyjęcia, że po stronie pełnomocnika zachodziły obiektywne przeszkody uniemożliwiające dokonanie czynności procesowej w terminie.
