Ewidencję opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi prowadzi się oparciu o przepisy:
- ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem reguł wynikających z ustawy o finansach publicznych,
- rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 9 ww. rozporządzenia, użyte w rozporządzeniu określenie „podatki” oznacza „podatki określone w art. 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej, do których ustalania lub określania uprawniony jest organ podatkowy jst”, a z art. 3 pkt 3 lit. c Ordynacji podatkowej wynika, że przez podatki rozumie się również opłat oraz niepodatkowe należności budżetowe.
Zgodnie z art. 20 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych tj. dekretacji (można zaniechać zamieszczania na dowodzie dekretacji jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych).
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz wolne od błędów rachunkowych (art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (uchwała nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26) wynika, że sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów.
Kontrola merytoryczna ma na celu sprawdzenie, czy dany dowód zewnętrzny dotyczy danej jednostki oraz czy dotyczy zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem oraz z wymogami prawnymi. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dowody księgowe zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy oraz czy zawierają dane określone w ww. art. 21 ustawy o rachunkowości. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dane liczbowe znajdujące się na dowodzie księgowym nie zawierają błędów.
Wszystkie ww. zasady i określenia dotyczą deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
Deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi jest dowodem księgowym służącym do dokumentowania operacji gospodarczej powstania obowiązku uiszczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi przez właściciela nieruchomości i służy do przypisu opłaty na koncie właściciela nieruchomości, stosownie do § 4 ust.1 pkt 1 rozporządzenie w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
Deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zawiera określenie rodzaju dowodu (deklaracja), określenie stron (dane organu podatkowego, dane właściciela nieruchomości), opis operacji (określenie wysokości należnej opłaty), datę dokonania operacji (okres którego dotyczy, datę wypełnienia), podpis wystawcy dowodu (podpis właściciela nieruchomości). Na deklaracji organ podatkowy umieszcza adnotację sprawdzania pod względem merytorycznym, formalnoprawnym i rachunkowym.
