• Ustawa o doręczeniach elektronicznych – tekst jednolity 2026,

• Wykreślenie adresu do e-Doreczeń przez osobę fizyczną niewpisaną do CEIDG,

• Doręczenie decyzji zeskanowanej do formatu pdf jest bezskuteczne,

• Doręczenie pisma spółce z o.o. w 2026 r. przez organ podatkowy,

• Upomnienie doręczone na adres do doręczeń elektronicznych,

• Skutki odmowy przyjęcia decyzji wysłanej przez PUH,

• e-Doręczenia w zwrocie podatku akcyzowego producentom rolnym

Artykuł Doręczenia elektroniczne – powtórzenie informacji. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

Odpowiedź: Zgodnie z art. 35 § 2 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa podstawą wpisu hipoteki przymusowej jest doręczona decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego. Do wniosku o wpis hipoteki przymusowej konieczne jest dołączenie dowodu doręczenia decyzji zobowiązanemu. Stosownie natomiast do art. 144 § 4 w związku § 1a ustawy Ordynacja podatkowa, w przypadku braku możliwości doręczenia na konto w siedzibie organu podatkowego albo na adres do doręczeń elektronicznych, gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem. Pokwitowanie to pisemne potwierdzenie odbioru. Pokwitowanie powinno zawierać datę oraz podpis.

W przypadku gdy decyzję ustalającą wysokość podatku od nieruchomości doręcza sołtys, a podatnik podpisuje odbiór (kwituje odbiór) decyzji na liście odbioru decyzji dowodem doręczenia decyzji jest kserokopia strony listy odbioru decyzji, na której jest zamieszczone pokwitowanie odbioru decyzji wraz ze stroną tytułową listy poświadczone za zgodność z oryginałem.

Artykuł Pokwitowanie odbioru decyzji doręczonej przez sołtysa do wniosku o wpis hipoteki przymusowej. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

W ww. przewodniku w rozdziale 7 „Regulacje prawne” 7.1 „Ustawa o doręczeniach elektronicznych (UODE) wskazane zostały przykłady wyłączenia stosowania UoDE w zakresie art. 6 tej ustawy.

1. Brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów
   odrębnych – np.: ustawy o policji (art. 3a).
2. Podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej np.: zaświadczenie czy znajdujący się w aktach sprawy oryginał dokumentu w postaci papierowej, zwrot czy też przekazanie według właściwości dokumentów sporządzonych w postaci papierowej. Wyjątek nie jest podstawą do wytworzenia oryginału dokumentu dopiero w następstwie żądania jego doręczenia, w tym załatwienia sprawy w postaci papierowej, jeżeli z innych przepisów nie wynika konieczność wytworzenia, złożenia czy przechowywania określonego dokumentu w postaci papierowej.
3. Brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych – dotyczy w szczególności dokumentów sporządzanych na blankietach urzędowych, np. dowodów osobistych, paszportów, patentów, licencji, które obligatoryjnie muszą posiadać „fizyczną” postać, przekazywaną zazwyczaj do rąk własnych adresata w siedzibie organu wydającego, ewentualnie
   rejestrowaną przesyłką pocztową.
4. Konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy – dotyczy przede wszystkim rzeczy i informacji, które są przechowywane na różnych nośnikach danych, czy też są gromadzone i udostępniane w ramach czynności dowodowych, zabezpieczających czy egzekucyjnych.
5. Ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny.
6. Ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny – są to przeszkody o obiektywnym i trudnym do przezwyciężenia charakterze wynikające przede wszystkim z dużej objętości korespondencji, jak również inne przyczyny mające wyłącznie charakter techniczny, wynikający np. ze specyfiki danych do przesłania, czy też, gdy powodem jest stan systemu teleinformatycznego (np. awaria systemu do doręczeń elektronicznych, ale już nie awaria systemu EZD w urzędzie – ponieważ pomimo tej awarii istnieje możliwość doręczenia w aplikacji do doręczeń).
7. Postępowanie w zakresie zamówień poniżej 170 tysięcy albo w przypadku udzielenia odpowiedzi na wniosek o dostęp do informacji publicznej (chyba, że wnioskodawca zażąda udzielenia informacji na ADE albo zasadne jest doręczenie decyzji o odmowie udzielenia informacji publicznej).
8. Przepisy odrębne przewidują inne niż doręczenia elektroniczne, zazwyczaj akcesoryjne sposoby doręczania, np. przy pomocy pracowników organu czy sądu, i mogą one również obejmować samodzielne przekształcenie przez organ dokumentu z postaci elektronicznej na papierową i doręczenie wydruku dokumentu (przez pracownika czy operatora pocztowego) zamiast wykorzystania publicznej usługi hybrydowej (np. art. 39(3) k.p.a.).*

* również art. 144b ustawy Ordynacja podatkowa.

Artykuł Wyłączenie obowiązku stosowania e-Doręczeń. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

Decyzje w sprawie ustalenia wysokości podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego za 2026 r. dla podatników posiadających adres do doręczeń elektronicznych wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) doręczane są na ten adres.

Stosownie do art. 144a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa w przypadku doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych dzień doręczenia ustala się zgodnie z przepisami art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

W przypadku doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych obowiązuje także fikcja doręczenia.

W myśl art. 42 ust. 2 w związku z art. 41 ust. 1 pkt 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych w przypadku, gdy adresat nie odebrał korespondencji przed upływem 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.

Oznacza to zatem, że w przypadku nieodebrania, przesłanej przez na adres do doręczeń elektronicznych, decyzji w sprawie ustalenia wysokości podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego za 2026 r. od osób fizycznych przed upływem 14 dni od jej wpłynięcia, decyzję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia decyzji na adres do doręczeń elektronicznych.

Jeżeli dniem następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych jest dzień przypadający do 2 marca 2026 r. (włącznie z tym dniem), I rata podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego za 2026 r. od osób fizycznych jest płatna w terminie do 16 marca 2026 r.

Artykuł Termin płatności podatku z decyzji wymiarowej przy fikcji doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

Doręczając stronie za pomocą środków komunikacji elektronicznej rozstrzygnięcie w sprawie (decyzję, postanowienie) organ ma obowiązek dokonać tego z zachowaniem wymagań formalnych związanych z podpisywaniem dokumentów elektronicznych. Wobec tego dokument doręczany za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Strona ma prawo bowiem otrzymać egzemplarz decyzji, czy też postanowienia stanowiącej jej oryginał. W przypadku wybrania kanału komunikacji elektronicznej wymóg ten będzie spełniony tylko w razie przesłania decyzji/postanowienia opatrzonej podpisem elektronicznym.

Jeżeli organ podatkowy wyda orzeczenie w formie tradycyjnej, tj. papierowej, podpisze je odręcznie i zeskanuje do formatu PDF, a następnie wyśle taki plik PDF za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to doręczenie takie jest bezskuteczne. Doręczenie obciążonej wadą decyzji nie uchyla bezskuteczności tego doręczenia nawet wówczas, gdy strona zareaguje na obciążoną wadą decyzję.

Jak wskazuje NSA w postanowieniu z 4 września 2025 r. sygn. akt I FSK 1277/25 skan decyzji nawet taki, który został uwierzytelniony podpisem kwalifikowanym, nie stanowi oryginału decyzji administracyjnej, którego skuteczne doręczenie stronie jest warunkiem koniecznym do uznania, że decyzja weszła do obrotu prawnego (tak wyrok NSA z 24 listopada 2022 r., sygn. akt II OSK 300/22 oraz wyroki NSA z: 19 grudnia 2022 r., sygn. akt II OSK 1311/22; 14 stycznia 2025 r., sygn. akt II GSK 1483/21 i II GSK 1484/21; 10 kwietnia 2025 r., sygn. akt II GSK 2129/21 i II GSK 2396/21).

Jak bowiem wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny, w przypadku, gdy decyzja podpisana jest tradycyjnie (własnoręcznie) wówczas powinna zostać doręczona stronom na piśmie, natomiast gdy decyzja podpisana jest elektronicznie, powinna być doręczona za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zarazem skan decyzji w formie PDF, bez pliku zawierającego podpis elektroniczny, nie spełnia wymagań przewidzianych dla stosowania środków komunikacji elektronicznej (por. wyroki NSA: z 19.12.2022 r., II OSK 282/22; z 08.12.2020 r., II OSK 1906/20 i II OSK 1991/20).

O ile regulacja art. 144b ustawy Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość doręczenia wydruku pisma wydanego przez organ podatkowy w postaci elektronicznej, tak przepisy nie przewidują procedury odwrotnej, tj. „scyfryzowania” pisma wydanego w formie tradycyjnej, czyli papierowej, by zapewnić możliwość doręczenia stronie oryginału pisma (decyzji, postanowienia), a nie odpisu lub innej postaci.

Artykuł Doręczenie decyzji zeskanowanej do formatu pdf jest bezskuteczne. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

Odpowiedź: Zgodnie z art. 138 ustawy Ordynacja podatkowa strona może działać przez pełnomocnika, a pełnomocnictwo może być ogólne, szczególne albo do doręczeń. Stosownie do art. 145 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa pisma doręcza się stronie, a w myśl art. 145 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie.

Oznacza to zatem, że jeżeli podatnik działa przez pełnomocnika to wówczas pisma (decyzje, postanowienia, wezwania, zawiadomienia) doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie (może to być adres do doręczeń elektronicznych (jeżeli został wskazany, obowiązek wskazania dotyczy adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego stosownie do art. 138 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa) lub adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju). Nie ma znaczenia czy podatnik posiada czy nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych. Pierwszeństwo ma bowiem przepis zobowiązujący organ podatkowy do doręczenia pisma pełnomocnikowi (pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie), a nie doręczenie pisma na adres do doręczeń elektronicznych podatnika. W przypadku gdy podatnik ma adres do doręczeń elektronicznych i ma ustanowionego pełnomocnika decyzję, postanowienie, wezwanie, zawiadomienie organ podatkowy doręcza na adres wskazany w pełnomocnictwie – na adres do doręczeń w kraju, jeżeli pełnomocnik nie wskazuje adresu do doręczeń elektronicznych.

Artykuł Doręczanie pism podatnikowi z ustanowionym pełnomocnikiem. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

Wpis ADE do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych).

Każdy podmiot publiczny (w tym także organ podatkowy) powinien przed wysłaniem korespondencji sprawdzać, czy dany adresat jest wpisany w BAE, ponieważ to na organie spoczywa obowiązek właściwego doręczenia korespondencji tj. w pierwszej kolejności na ADE, jeśli adresat posiada taki adres.

Zatem w zależności od wymagań prawnych dotyczących doręczenia pisma (w przypadku organów samorządowych na ADE, ePUAP lub przesyłką rejestrowaną albo za pokwitowaniem przez pracowników organu) organ podatkowy przygotowuje postać elektroniczną lub papierową pisma.

Jeżeli organ podatkowy, po ustaleniu okoliczności, zgodnie z którymi pismo należy wysłać przez PUH lub przesyłką rejestrowaną (tradycyjną), wyśle przesyłkę w tym trybie, a w okresie od wysyłki pisma do jej doręczenia nastąpi w BAE ujawnienie ADE strony, to przesyłkę tę zdaniem Ministra Finansów należy uznać za skutecznie doręczoną. Fakt wpisu ADE strony do BAE po wysyłce pisma przesyłką rejestrowaną (lub PUH) nie jest podstawą do kwestionowania skuteczności jej doręczenia w tym trybie.

Z orzecznictwa sądów administracyjnych w sprawach w zbliżonym stanie faktycznym tj. kiedy po wysyłce pisma (np. w trakcie awizowania) strona zmieniła adres/ustanowiła lub odwołała pełnomocnika, jednoznacznie wynika, że zmiana ta w okresie awizowania przesyłki zawierającej decyzję nie może prowadzić do
ponownego doręczenia decyzji ze skutkiem w postaci rozpoczęcia po raz wtóry biegu terminu do wniesienia odwołania (np. wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2013 r. sygn. akt II OSK 2619/11 dotyczący doręczenia na gruncie KPA).

Może mieć też miejsce inna sytuacja, tzn. może się okazać, że strona, między przygotowaniem i podpisaniem pisma a jego wysłaniem, ujawniła swój ADE w BAE (weryfikacja nastąpiła znacznie wcześniej niż wysyłka), a pracownik wysłał pismo przesyłką tradycyjną, chociaż w chwili wysyłki ADE strony jest już ujawniony w BAE. W tym przypadku doręczenie powinno nastąpić na ADE, a obowiązek weryfikacji w BAE przed wysłaniem pisma należy do obowiązków organu.

Artykuł Adres do doręczeń elektronicznych wpisany po wysyłce pisma – czy pismo jest skutecznie doręczone? pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

Odpowiedź: Jeżeli podatnik (strona) przychodzi do Urzędu (siedziby organu podatkowego) organ podatkowy może doręczyć pismo (np. zaświadczenie) podatnikowi bezpośrednio w urzędzie bez sprawdzenia czy podatnik (strona) posiada adres do doręczeń elektronicznych. Zgodnie bowiem z art. 144 § 1a ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego. Oznacza to zatem, że pierwszeństwo przed doręczeniem na adres do doręczeń elektronicznych ma doręczenie w siedzibie organu podatkowego.

Artykuł Doręczenie w siedzibie organu podatkowego a adres do doręczeń elektronicznych. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

W myśl art. 2 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, do postępowania w sprawach indywidualnych dotyczących ustalania i wypłaty zwrotu podatku w zakresie nieuregulowanym ustawą stosuje się przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego.

Do zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego stosuje się zatem m. in. przepisy art. 14 § 1a, art. 39 § 1, § 2 i § 3 oraz art. 39³ ustawy Kodeks postępowania administracyjnego.

Decyzja w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego może być utrwalona w postaci papierowej (opatrzona podpisem własnoręcznym) albo w postaci elektronicznej (opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią), o czym stanowi art. 14 § 1a ustawy Kodeks postępowania administracyjnego.

Zgodnie natomiast z art. 39 § 1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego pisma doręcza się na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. W przypadku braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych albo w siedzibie organu pisma doręcza się przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników, a w przypadku braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych albo w siedzibie organu i z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej pisma doręcza się przesyłką rejestrowaną albo przez swoich pracowników, o czym stanowi art. 39 § 2 i § 3 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego.

Stosownie do art. 39³ ustawy Kodeks postępowania administracyjnego w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma. Wydruk pisma zawiera: 1) informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną; 2) identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za pomocą którego pismo zostało wydane. Wydruk pisma może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo.

Decyzję w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego doręcza się zatem w pierwszej kolejności w siedzibie organu (utrwaloną w postaci papierowej albo wydruk decyzji utrwalonej w postaci elektronicznej) albo na adres do doręczeń elektronicznych (utrwaloną w postaci elektronicznej). W przypadku braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych albo w siedzibie organu decyzję doręcza się z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej* (utrwaloną w postaci elektronicznej) albo przez swoich pracowników (utrwaloną w postaci papierowej albo wydruk decyzji utrwalonej w postaci elektronicznej). W przypadku braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych albo w siedzibie organu i z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej pisma doręcza się przesyłką rejestrowaną (tradycyjnie przez pocztę, utrwaloną w postaci papierowej albo wydruk decyzji utrwalonej w postaci elektronicznej).

*obowiązek dla JST od 1 października 2029 r.

Artykuł e-Doręczenia w zwrocie podatku akcyzowego producentom rolnym. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.

Pytanie: Czy od stycznia 2026 roku będzie obowiązywała fikcja doręczeń w korespondencji z wykorzystaniem ePUAP?

Odpowiedź: Nie. Od 1 stycznia przestaje obowiązywać fikcja doręczenia korespondencji wysyłanej z ePUAP do podmiotów niepublicznych (w tym obywateli).

Dla przypomnienia:

Fikcja doręczeń w korespondencji z wykorzystaniem ePUAP w zakresie spraw podatkowych została regulowana w przepisach art. 144a i art. 152a ustawy Ordynacja podatkowa. W świetle art. 144a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy; 2) wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny. Zgodnie natomiast z art. 152a § 1, § 2 i § 3 ustawy Ordynacja podatkowa w celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie, w przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma, przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. Przepisy art. 144a i art. 155a ustawy Ordynacja podatkowa zostały uchylone z dniem 5 października 2021 r.

Niemniej, stosownie do art. 158 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych w okresie od dnia wejścia w życie ustawy do doręczeniach elektronicznych do dnia poprzedzającego dzień zaistnienia obowiązku jej stosowania, do doręczania przez podmioty publiczne do podmiotów niebędących podmiotami publicznymi w rozumieniu tej ustawy, dokonywanego w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, stosuje się art. 144a i art. 152a ustawy Ordynacji podatkowej w brzmieniu dotychczasowym.

Ponadto, w myśl art. 147 ust. 3 i ust. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli: 1) korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo 2) ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP – jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r., a urzędowe poświadczenie odbioru jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Oznacza to zatem, że fikcja doręczenia pism podatkowych wysyłanych z ePUAP do podmiotów niepublicznych obowiązywała wyłącznie do 31 grudnia 2025 r.

Artykuł Koniec fikcji doręczeń w korespondencji z wykorzystaniem w ePUAP. pochodzi z serwisu Podatkowy Referat.